档案管理系统建设方案
发布时间:2023-07-24 来源:公司 浏览次数:436
文章简要

档案管理系统建设方案 2019年6月 目 录 第1章 项目概述 1 1.1 项目背景 1 1.2 项目目标 1 1.3 参考资料 1 第2章 建设必要性 3 2.1 实现分散电子档案的有效整合.

档案管理系统建设方案 2019年6月 目 录 第1章 项目概述 1 1.1 项目背景 1 1.2 项目目标 1 1.3 参考资料 1 第2章 建设必要性 3 2.1 实现分散电子档案的有效整合,打破信息“孤岛” 3 2.2 实现档案管理的标准化和规范化 3 2.3 实现档案数据安全有效的管理 3 2.4 实现档案信息的高效共享利用 3 2.5 实现部门成员间的办公协同,提高工作效率 3 第3章 总体设计 5 3.1 设计原则 5 3.1.1 先进性 5 3.1.2 实用性 5 3.1.3 规范性 5 3.1.4 安全性 5 3.1.5 可维护性 6 3.1.6 可扩展性 6 3.2 设计依据 6 3.2.1 信息生命周期管理理论 6 3.2.2 一体化管理理论 6 3.2.3 ISO15489标准 7 3.2.4 OAIS参考模型 7 3.3 技术路线 8 3.3.1 面向组件的设计方法 8 3.3.2 面向服务的架构(SOA) 8 3.3.3 标准化、开放的数据结构设计 9 3.3.4 多种形式的二次开发接口 9 3.3.5 内外网数据交换 9 3.3.6 B/S技术架构 10 3.4 关键技术 10 3.4.1 WebService技术 10 3.4.2 XML技术 11 3.4.3 中间件技术 12 3.5 系统体系结构 12 3.6 系统软硬件组成设计 14 3.6.1 系统网络结构设计 14 3.6.2 软件组成 14 第4章 档案管理信息系统 16 4.1 系统登录 16 4.2 档案收集 16 4.2.1 档案目录 16 4.2.2 联机扫描 17 4.3 档案管理 18 4.3.1 档案整理 18 4.3.2 编目打印 20 4.3.3 档案盒管理 21 4.3.4 专题组织 22 4.3.5 档案统计 23 4.3.6 年报统计 23 4.4 档案利用 24 4.4.1 档案检索 24 4.4.2 在线利用 24 4.4.3 利用申请与审批 25 4.5 数据管理 25 4.5.1 回收站 25 4.5.2 数据维护 26 4.5.3 数据导出 27 4.5.4 索引维护 27 4.5.5 PDF转换查看 28 4.6 系统配置与维护 28 4.6.1 系统权限管理平台 28 4.6.2 全宗定义 29 4.6.3 档案类型定义 29 4.6.4 应用定义 30 4.6.5 固态水印 32 4.6.6 编码定义 32 4.6.7 系统参数定义 33 4.6.8 日志管理 33 4.6.9 权限流程 34 4.6.10 单点登录 34 第5章 实施进度计划 35 第6章 档案管理系统预算 36 第1章 项目概述 1.1 项目背景 为全面提升档案管理水平,充分利用现代科技手段,结合档案模式,实现档案管理信息化、整理规范化、存储数字化、利用网络化,实现对国土行业各门类档案的一体化管理和档案收集、整理、编目、利用、管理、销毁的全过程管理,使档案信息化事业与社会信息化协调发展。 1.2 项目目标 根据档案管理需求,开发档案信息管理系统。通过该系统的建设,要建立一套涵盖档案的管理机制和模式,规范管理流程和方法,实现实体档案和电子档案的全发方位、全过程集中式的有效管理和安全控制,全面提升档案的信息化管理水平,提高工作协同的效率,满足各方面对档案管理和共享利用的需求,为更好地做好地方法制工作服务。实现档案数据电子化,档案的查阅网络化。 1.3 参考资料 1、 中华人民共和国土地管理法; 2、 电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002); 3、 档案著录规则(DA/T 18); 4、 磁性档案管理与保护规范(DA/T15—95); 5、 矿业权档案立卷归档规范(DZ/T 0431—2005); 6、 科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822-89); 7、 信息系统灾难恢复规范(GB/T20988-2007); 8、 国土资源信息化标准化指南; 9、 国土基础信息数据分类与代码; 10、GB/T 19001 质量管理体系要求(idt IS0 9000:2000); 10、 GB/T 16680-1996 软件文档管理指南; 11、 GB/T 17859-1999 计算机信息系统安全保护等级划分准则; 12、 GB/T 14394-1993 计算机软件可靠性和可维护性管理; 13、 GB/T 12504-1990计算机软件质量保证计划规范; 14、 GB/T 12505-1990计算机软件配置管理计划规范; 15、 GB/T 14079-1993计算机软件维护指南; 16、 GB/T 16260-1996信息技术 软件产品评价质量特性及其使用指南; 17、 GB/T 17544-1998信息技术 软件包质量要求和测试; 18、 GB/T 18234-2000信息技术 CASE工具的评价与选择指南; 19、 GB/T 18492-2001信息技术 系统及软件完整性级别; 20、 GB/T 18493-2001信息技术 软件生存周期过程指南; 第2章 建设必要性 2.1 实现分散电子档案的有效整合,打破信息“孤岛” 该系统的业务处理范围非常广泛,所处理的信息资源的种类涉及文字、图片、报表等多种形式,信息的承载形式包括关系型数据库、档案系统以及传统的纸质资料。建立面向不同业务方向的异构数据的内容聚集系统,就是建立一个开放的数据采集处理应用,采用不同的工具、标准以及处理方式,将这些原本分散在不同系统中的信息资源进行聚集,形成统一资源内容,从而解决了信息“孤岛”问题。 2.2 实现档案管理的标准化和规范化 系统提供了一整套对于档案管理的业务流程和要求,规范了管理行为,改变了过去管理上的随意性,保证了业务档案管理的制度化、标准化、规范化。 2.3 实现档案数据安全有效的管理 系统将为用户提供强大的安全保护,并且覆盖了非结构化数据的整个生命周期。通过合理的存储部署、应用部署,结合数字签名、数据加密、权限控制、故障自动保护和灾难备份等技术,加上严格的管理策略来保证数据的存储安全和传输利用安全。 2.4 实现档案信息的高效共享利用 基于现有网络系统,充分利用系统强大的数据处理能力、快捷的传输速度、方便的数据检索功能、智能化的决策技术,发挥海量数据资源极其丰富和内容多样化的优势,实现共享和动态组合,为领导者和工作者提供便捷、快速的信息来源。 2.5 实现部门成员间的办公协同,提高工作效率 实现流畅的业务协同和流程治理。系统的一个非常重要的内容,就是建立业务处理中的协作机制,对业务处理内容按类型、种类进行分支治理,实现业务处理并行化,从而有效的提高业务处理效率。同时,对不同的业务分支提供可动态调整的流程治理机制,使业务治理流程及时适应环境的变化以及不同时期的要求。 第3章 总体设计 3.1 设计原则 档案管理信息系统建设遵循以下系统设计原则: 3.1.1 先进性 先进性是对系统的最基本要求,它是最大限度地提高系统的生存寿命、减少项目重复投资的重要手段。本系统应充分考虑一定时期内业务的增长情况,在技术平台、整体架构等方面必须具有一定的前瞻性,具备先进的应用基础,才能适应较高层次的软件应用与扩展。另外在考虑先进性的同时兼顾系统成熟稳定性,尽量选用技术成熟,经过实践检验、有大量成功案例的企业级技术。 3.1.2 实用性 在符合软件工程设计思想的前提下,优先采用成熟技术,满足系统功能的实用性、用户界面的友好性及用户使用的方便灵活性,在总体方案设计及后续系统开发的过程中,针对管理的具体特点,提出切实可行、密切结合实际的解决方案,从而保证总体方案设计及后续系统的真正实用。 3.1.3 规范性 在电子政务各个系统中,业务构成繁多,多个不同系统的广泛互联、实现更高层次的信息与资源共享是构建系统的最主要的目标之一,而标准规范是系统间衔接、信息共享的基础,规范化和标准化就是使整个系统适应这一潮流的保障。系统的开发与应用要标准化、规范化,这主要包括两个方面的内容:一方面系统的开发与数据的标准要严格遵循现有的行业标准,优先采用国家或行业已有标准,在标准缺位情况下,按照急用先行原则,加快急需标准的研制和应用;另一方面软件的开发应按照软件工程的规范进行。 3.1.4 安全性 在网络系统、应用软件系统层次上的总体设计应分别考虑安全控制,细致全面地考虑各种可能遇到的情况,规划出合理的解决方案,为整个系统的安全、可靠运行提供保障。另外,系统运行时要有严格的管理机制,从技术、制度上充分保证系统具有稳定、快速、可靠、连续的运行性能。 3.1.5 可维护性 可维护性是保证软件系统充分发挥功用、满足实际需求、延长使用周期的重要因素,也是最大限度地保护用户投资的有效手段。可维护性不仅仅体现在对软件系统所存在问题进行被动修改的方便性上,更主要是体现在对软件系统进行适应性扩充和完善时所具备的灵活性上。 3.1.6 可扩展性 可扩展性是系统将来更新、扩展和升级的重要保障。当前国土资源各相关业务模式在不断的变化,政务管理也朝着更灵活、服务内容更广泛的方向发展,因此系统设计应充分考虑国土资源的长远发展目标,采用先进的设计思想和开发手段,全面支持各种应用功能的扩展,为整个软件系统功能的完善、更新提供条件。 3.2 设计依据 3.2.1 信息生命周期管理理论 信息生命周期管理(ILM)并不仅仅是某种或几种软硬件产品,而是一种结合了人员、流程和技术,旨在有效管理数据和信息的战略。确切地说,信息生命周期管理是一种信息管理模型,对信息进行贯穿其整个生命的管理,从创建和使用到归档和处理,信息生命周期管理是一种针对信息主动管理的过程策略,其宗旨在于保证信息传播的连续性。 该理论在纵向应用上将系统分为存储层、管理层和应用层。 信息生命周期理论是数字信息管理的普适规律,同样也适合电子文件(包括原生电子文件和数字化电子文件)的管理。 3.2.2 一体化管理理论 一体化理论是信息生命周期理论、文件生命周期理论、文件连续体理论等在具体项目开发时应遵循的管理原则。这三个在档案管理、电子文件管理领域的理论是从不同层面对档案生命周期的解读,在实践层面上可以进行较大程度的整合。将该管理原则应用到档案管理领域,可以理解为档案一体化(对档案室而言)、馆室一体化(对档案馆而言),还可引申出电子文件管理领域内的前端控制与全程管理等基本原则。 3.2.3 ISO15489标准 ISO15489《信息与文献——文件管理》是国际标准化组织颁布的第一个文件管理国际标准,目前已经有16个语言版本,18个国家将其采纳为国家标准,我国也正在进行该标准的采标工作。该标准的权威性已得到国际公认,该标准可指导从国家层面到具体机构的文件管理流程、政策等方面,指导进行全程管理,帮助建立文件管理的各项工作,包括文件政策和各级文件管理部门的职责分工,文件管理系统的前端设计,文件的处理、控制、捕获、登记、分类、存贮和利用、确定处置状态、跟踪、实施处置,以及迁移、仿真、转换等电子文件长期保存技术的规定。 国际标准《ISO15489 信息与文件-文件管理》规定了文件管理的顶层框架,提出了实现有效文件管理所能产生的作用,并明确规定了文件管理的法规环境要求、文件管理的政策与职责的要求、文件管理的要求、文件管理系统的设计与开发的要求、文件管理过程与控制要求等五个方面。 3.2.4 OAIS参考模型 开放档案信息系统参考模型(Reference Model for an Open Archival Information System,简称OAIS)是一项基于信息长期保存与获取的国际标准(ISO14721:2003),在国际信息资源领域受到广泛关注。该参考模型是对于数字信息保存系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化,是数字保存系统建立的起点,任何致力于数字信息长期保存活动的系统和组织都可以在其基础上构建自己的长期保存系统框架。 OAIS的目标包括(1)为长期保管数字信息所需理解的存档概念提供框架,以提高对此的关注度;(2)为非存档组织有效参与保存过程提供所需概念;(3)提供包括术语和概念在内的框架,以实现对现有和将来的存档机制和操作进行描述和比较;(4)提供描述和比较不同的长期保存策略和技术的框架;(5)为比较数字信息的数据模型,探讨数据模型与基础信息如何随时间变化提供基础;(6)为实现对长期保存的非数字形式信息(如实体介质和实体样本)的扩展提供基础等。 3.3 技术路线 3.3.1 面向组件的设计方法 面向组件技术建立在对象技术之上,它是对象技术的进一步发展,类这个概念仍然是组件技术中一个基础的概念,但是组件技术更核心的概念是接口。组件技术的主要目标是复用--粗粒度的复用,这不是类的复用,而是组件的复用,如一个dll、一个中间件,甚至一个框架。一个组件可以有一个类或多个类及其它元素(枚举、)组成,但是组件有个很明显的特征,就是它是一个独立的物理单元,经常以非源码的形式(如二进制,IL)存在。一个完整的组件中一般有一个主类,而其它的类和元素都是为了支持该主类的功能实现而存在的。为了支持这种物理独立性和粗粒度的复用,组件需要更高级的概念支撑,其中最基本的就是属性和事件。 3.3.2 面向服务的架构(SOA) 面向服务的架构(Service Oriented Architecture,SOA)是基于开放的Internet标准和协议,支持网络服务(Web Services)的描述、发布、发现和使用的一种应用架构,是一种很独特的架构,它由很多强调互联协作,本地透明的组件和网际联接构成,被认为是下一代应用系统开发的架构。 SOA支持将应用作为链接服务或可重复的任务进行集成,在需要时通过网络访问这些服务和任务。这个网络可以完全包含在平台内部局域网,或是基于政务网;可以采用不同的技术,通过对不同的服务根据应用需求进行组合与展现,使最终用户感觉这些服务似乎就跟安装在本地桌面上一样。平台根据需要将这些服务组装为按需应用程序——即相互连接的服务提供者和使用者集合,彼此结合以完成特定任务,使应用业务能够适应不断变化的情况和需求。 3.3.3 标准化、开放的数据结构设计 数据库标准是系统间衔接、信息共享的基础。因此,档案管理信息系统的数据标准严格遵循现有的国家和国土行业的标准,优先采用国家或行业已有标准,在标准缺位情况下,按照急用先行的原则,加快急需标准的研制和应用。 数据结构设计的开放性,可以使系统不断适应各种标准的变化发展和新标准的出台。为了能够保证系统的数据结构可以适应国标、行标的发展变化和实现其他政务系统的数据共享,一方面系统通过电子政务平台的数据结构定义工具,提供数据结构和数据字典的编辑、扩充工具,使系统使用的标准编码体系可以通过非常简洁的方式不断修订、不断扩充、不断升级,不断适应各种标准的发展变化;另一方面,可以根据数据交换接口标准要求,定义出符合交换要求的数据结构。 3.3.4 多种形式的二次开发接口 系统应该提供多种形式的二次开发接口,满足不同层次的系统扩展需求。档案管理信息系统的建设是需要与国土资源和其它政府信息化建设系统进行互相调用、信息交换和提供相应服务,因此系统在设计上必须充分考虑系统的通用性与扩展性。 系统提供的二次开发接口主要包括:业务和数据扩展工具、用户自定义存储过程接口、脚本编辑接口、插件接口、客户端二次开发平台接口、组件 (各种中间件引擎) 二次开发接口等。通过接口调用和扩展工具应用,能保证与其它系统的衔接,满足对不同层次的自适应与自扩展需求。 3.3.5 内外网数据交换 系统将通过部署于内网数据交换服务器上的数据交换系统,经由网络交换设备将相应的数据直接上传至部署于外网数据交换服务器(专门用于交换数据缓存使用),外网数据交换系统主动定时的从外网数据交换服务器上获取数据,完成数据的定时、单向发送。 3.3.6 B/S技术架构 技术结构上采用B/S模式,业务流程、信息查询统计、图形分析等均采用B/S模式。 3.4 关键技术 3.4.1 WebService技术 国土行业涉及许多专业化应用,需要对多应用系统的进行集成,用一体化的方案给予解决,形成一个相对完整而有效的体系。Webservices是一个可互操作的分布式应用程序的新平台,它定义了应用程序如何在Web上实现互操作性。用任何的语言,在任何平台上写Webservice,只要通过Webservice标准就可以对这些服务进行查询和访问,形成一个开放的共享体系,使系统既有良好的可扩展性。 WebService的主要组成: WebService组成结构图 (1)XML和XSD:可扩展的标记语言(XML)是Webservice平台中表示数据的基本格式。除了易于建立和易于分析外,XML主要的优点在于它既是平台无关的,又是厂商无关的。无关性是比技术优越性更重要的:软件厂商是不会选择一个由竞争对手所发明的技术的。 XML解决了数据表示的问题,但它没有定义一套标准的数据类型,更没有说怎么去扩展这套数据类型。W3C制定的XMLSchema(XSD)就是专门解决这个问题的一套标准。它定义了一套标准的数据类型,并给出了一种语言来扩展这套数据类型。Webservice平台就是用XSD来作为其数据类型系统的。当你用某种语言(如VB.NET或C#)来构造一个Webservice时,为了符合Webservice标准,所有你使用的数据类型都必须被转换为XSD类型。你用的工具可能已经自动帮你完成了这个转换,但你很可能会根据你的需要修改一下转换过程。 (2)SOAP:简单对象访问协议(SOAP)提供了标准的RPC方法来调用Webservice。可以用Webservice写成一系列的C函数,并仍然使用SOAP进行调用。SOAP规范定义了SOAP消息的格式,以及怎样通过HTTP协议来使用SOAP。SOAP也是基于XML和XSD的,XML是SOAP的数据编码方式。 (3)WSDL:Webservice描述语言(WSDL)就是一个基于XML的语言,用于描述Webservice及其函数、参数和返回值。因为是基于XML的,所以WSDL既是机器可阅读的,又是人可阅读的。一些最新的开发工具既能根据你的Webservice生成WSDL文档,又能导入WSDL文档,生成调用相应Webservice的代码。 WebService的主要目标是跨平台的可互操作性。为了达到这一目标,WebService完全基于XML(可扩展标记语言)、XSD(XMLSchema)等独立于平台、独立于软件供应商的标准,是创建可互操作的、分布式应用程序的新平台。 将来,许多应用程序都会利用WebService,把当前基于组件的应用程序结构扩展为组件/WebService的混合结构,可以在应用程序中使用第三方的WebService提供的功能,也可以把自己的应用程序功能通过WebService提供给别人。两种情况下,都可以重用代码和代码背后的数据。土地资源信息系统作为一套先进的网络资源系统采用WebService是一种必然,充分体现其先进性、时代性和超前意识。 3.4.2 XML技术 XML即可扩展标记语言(eXtensible Markup Language)。它是一种元标记语言,它使用简单灵活的标准格式,为基于Web的应用提供了一个描述数据和交换数据的有效手段。它就像 HTML,但它也很灵活,就像 SGML。XML 是分层的,而且它的主要用途是为人和计算机软件都能进行创作和阅读而描述数据的结构。 XML以文本格式呈现结构化数据。XML 是专门为解决大规模电子发布的难题而设计的。 XML 不提供描述各种不同形式数据的一组静态元素,而是让您来定义元素。这样,使用 XML 就可以描述很多种结构化数据。XML 文档可以选择使用文档类型定义 (DTD) 或 XML 架构(XSD)来定义 XML 文件中使用的结构、元素和属性。 3.4.3 中间件技术 中间件是在计算机硬件和操作系统之上,支持应用软件开发和运行的系统软件,它能够使应用软件相对独立于计算机硬件和操作系统平台,为当今的大型分布式应用搭起了一个标准的平台,把大型企业分散的系统和技术组合在一起,实现大型企业应用软件系统的集成。通常可以把中间件理解为介于操作系统和应用软件之间可复用的基础软件层,从一个小的单机上的COM组件,到复杂的企业级应用服务器都可以看作中间件的范畴。 中间件提供客户机与服务器之间的连接服务,这些服务具有标准的程序接口和协议。针对不同的操作系统和硬件平台,它们可以有符合接口和协议规范的多种实现。目前中间件的发展有以下三个特点: 一、技术多样化:中间件已经成为网络应用系统开发、集成、部署、运行和管理必不可少的工具。由于中间件技术涉及网络应用的各个层面,涵盖从基础通讯、数据访问、业务流程集成到应用展现等众多的环节,因此,中间件技术呈现出多样化的发展特点。 二、产品平台化:由于传统的中间件技术门槛较高,学习周期较长,已经不能适应信息化建设对中间件的广泛应用需求。为此,中间件产品从解决网络计算中的关键问题开始向一体化平台方向发展,以提高中间件产品的使用便利性,更全面地满足各种网络应用软件所要求的可靠性、可伸缩性和安全性的需要。 三、应用普及化:中间件技术已经是成熟的技术。我国大型信息化建设项目采纳中间件已经成为一种自然、例行的举措。 中间件的广泛使用,也进一步促进了应用框架技术的丰富和发展,并为建立电子政务业务基础架构奠定了基础。 3.5 系统体系结构 系统体系结构图如下: 系统体系结构图 1. 系统支撑层:位于最底层,包括数字机房和场地、网络平台、基础设施设备、系统软件,这是任何应用系统得以部署和运行的物质条件; 2. 数据资源层:位于次底层,包括结构化数据(数据库)和非结构化数据(电子档案),结构化数据包括档案目录数据库、档案管理过程数据库、规范标准数据库等,非结构化数据包括各种类型的文本、图片、音视频等电子档案。数据资源层是各种业务活动的实际记录,也为各种知识档案业务应用提供基础数据。 3. 基础平台/组件层:位于中层,主要包括各种基础平台(如系统管理、数据交换、信息发布、工作流等)和基础组件(如OCR识别、格式转换、信息包封装、数字签名、数据加密、数字水印、全文检索引擎、条形码等组件),这些平台和组件为各种应用系统提供强有力的支撑,架构在平台上的应用系统一方面可以大大缩短开发周期,降低系统建设风险,另一方面可以大大提升系统的性能和稳定性。 4. 业务应用层:位于第二层,包括各种业务应用,如本次建设的“档案管理系统”。 5. 表示层:用户通过浏览器提交各种请求,同时应用系统将处理后的数据返回给用户,实现系统和用户的双向交流,完成用户要求的各种操作并提供用户各种需要的。 6. 信息安全体系:为系统运行安全和数据安全提供完善的保障,主要包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。 7. 标准规范体系:信息化离不开标准化,标准规范体系体系的建设是所有业务系统成功运行的必要条件。 3.6 系统软硬件组成设计 3.6.1 系统网络结构设计 系统网络结构设计图 3.6.2 软件组成 系统运行的软件环境主要包括2个部分:WEB服务器和后台数据库。WEB服务器采用IIS6.0 dotNet实现;后台数据库采用大型关系型数据库Oracle 11g。 3.6.2.1 操作系统软件 目前主流的操作系统主要有两类,一类是Windows,另外一类是Unix/Linux。Windows操作系统具有友好的操作界面,整体易用性较好,且其上的应用软件比较丰富,在软件可管理性、价格方面较Unix操作系统有比较大的优势。Unix操作系统相对于Windows操作系统,在硬件支持的广泛性上稍差,在性能、安全性等方面具有一定的优势。 综合考虑系统建设的各方面情况,服务器操作系统的选型建议采用Windows Server 2003版本以上,客户端计算机操作系统选用Windows XP专业版以上。 3.6.2.2 开发框架选型 采用目前先进的、成熟的企业级技术架构,进行基于组件或面向服务的架构体系开发,以保证框架的先进性和适应性、可扩展性,注重体系架构的兼容性和集成性,保护现有的投资并避免风险。经过大量工业实践的,技术成熟,有大量的辅助解决方案供参考与借鉴的企业级应用技术,我们选择dotNet企业级技术架构。 dotNet企业级技术架构支持复杂应用环境,支持多数据库的复杂环境,这样才能够适应应用环境的多样性,对现有应用系统、数据库资源进行有效整合,为不同开发工具的应用开发提供有效支撑。 基于组件设计、提供定制机制。由一系列的组件构成,各组件间相互关联、互为依托,支持在平台上进行简单应用系统的构建,并支持通过配置对应用系统的修改、重组、再定制和维护,适应体制和业务模式的变更。 3.6.2.3 数据库平台 考虑到业务系统主要使用Oracle为数据库平台,档案管理系统也采用Oracle 11g为数据库管理平台。 第4章 档案管理信息系统 系统整体采用B/S架构进行开发PC档案管理系统 4.1 系统登录 1、 进入系统后显示登录界面,用户只要输入用户名和密码正确即可登录至系统主页,用户名或者密码不 正确则系统将会提醒重新输入。 2、 账号后台可设置权限,(1)对文件或文字可进行下载和复制;(2)不可对文件或文字进行下载和复制。 4.2 档案收集 4.2.1 档案目录 档案目录是在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。系统提供数据录入、电子档案上传、数据复制和移动、单条修改、批量修改、删除等功能。 4.2.2 联机扫描 在选择某一个文件后,可以对应实现联机扫描上载。  用户可以在线进行扫描参数和功能参数设置;  扫描形成的图片文件可以进行通过系统提供的编辑处理工具进行简单处理;  扫描成功后系统会自动将形成的TIFF或JPG文件上传到服务器端并与实体档案建立对应关系。上传的电子文件要求进行OCR识别、标准格式转换,以利于长期保管和利用。 4.3 档案管理 4.3.1 档案整理 档案管理员对于各部门提交归档的数据,可以进行档案分类、档案组卷、档案拆卷、档案排序、档案合并、档案编号、信息补充、信息关联、正式入库等操作。 4.3.1.1 档案分类 (1)档案分类表 管理员对档案按照不同性质将其归类,归类依据参照“档案分类表”。“档案分类表”需要结合法制办的实际需要来决定。对不同的电子档案(或信息),管理员要对接收的档案进行正确分类,将其归入特定类别,以便于有效管理和利用。 (2)分类方法 档案管理员必须将收集的档案归入特定的类别,分类方法有两种:  自动分类 即按照特定的规则自动分类,如单位、年度等有规则字段。  手动分类 由管理人员将无法分类的档案归入相关类别。 (3)多种分类 要求能将一个档案归入多个不同类别。 如现有档案可支持按单位分类、按内容分类、按形式分类等多种方式,某档案可属于多个分类。 4.3.1.2 档案组卷 一般先创建一个案卷条目(包括全宗号或识别号、案卷号、目录号、正题名、形成单位、形成日期等信息),然后可向案卷内增加卷内文件。案卷条目中的保管期限、密级要求可以根据卷内文件的情况自动获取,而文件数量、页数能够自动计算获得。 卷内文件信息可以由立卷者手工录入,也可以从OA中形成的文件条目中进行选择。 所有的案卷条目和卷内文件条目都必须能够进行界面合法性校验、数据标准性校验、数据库约束校验,避免产生错误或不规范数据。 4.3.1.3 档案拆卷 立卷人员能够将某一卷下的全部文件或某几个文件移出并存放在一个临时文件中,这些文件可以并入其它案卷。系统能够在卷内文件移出后自动进行卷内文件顺序调整合编号。 4.3.1.4 档案排序 系统提供排序功能,满足用户按各个字段排列内容的需求,并可在自动排序基础上手工调整内容顺序,选择需要调整顺序位置的记录,拖动鼠标放置到目标位置即可。 4.3.1.5 档案合并 将内容关联十分紧密,不适宜单独存放的档案,可以进行合并 4.3.1.6 档案编号 给每个档案一个唯一的编号,以方便对档案的管理。 档案编号由系统自动按规则,如年度、编制单位、类别等独立或自动生成形成,后面附带大流水号。 4.3.1.7 信息补充 各级档案管理员可以修改补充档案元数据信息,如档案名称、档案类型、档案大小、上传时间、上传人等。 4.3.1.8 信息关联 建立不同电子档案之间的关联,而且可以通过关联进行追踪查询。 4.3.1.9 正式入库 执行该操作后,档案状态由“待整理”转化为“已整理”状态,进行永久保存和提供利用 4.3.2 编目打印 提供案卷目录、卷内目录、文件级目录、档案盒封面、背脊等多种报表打印功能。 4.3.3 档案盒管理 根据纸质管理方式,结合系统完成电子化装盒过程。另可对档案盒进行拆盒、盒内条目移出;支持盒封面、盒目录、盒内目录等报表打印。 4.3.4 专题组织 提供检索浏览已经发布的专题信息。支持照片浏览,音、视频播放,支持图片按列表、胶片和缩略图的方式查看。 4.3.5 档案统计 提供档案库藏统计、利用情况统计(按件次、人次),减轻工作人员工作量,提高数据准确率。支持自定义组合二维统计项的功能。 4.3.6 年报统计 参考国家档案局最新发布的《档案室基本情况年报》格式制作年报并实现年报数据自动统计、手工修正,提供报表的导出和打印。 4.4 档案利用 4.4.1 档案检索 提供支持分类查询、自定义条件组合查询,并实现电子文件的全文检索功能。对于权限外的数据,利用者可以提出实体档案的借阅申请或电子文件的网上查阅申请。 4.4.2 在线利用 系统提供内置的浏览器功能,实现对于一般格式的档案,如DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、RTF、XML、HTM、JPG、GIF、BMP、DWG、DPN等进行浏览,同时支持对于图像档案、图形档案还可进行放大、缩小、旋转、打印、翻页等操作。 4.4.3 利用申请与审批 系统提供档案借阅流程化管理功能,根据用户不同权限对档案查询利用进行相应的授权查阅。 4.5 数据管理 4.5.1 回收站 提供被删除文件的临时存储功能,对进入回收站的数据提供恢复功能,避免误删数据无法找回的情况。 4.5.2 数据维护 主要用于脏数据的清理和错误数据的快速纠正。提供档案管理员快速找到错误数据并进行修正,提供的批量修改功能可以快速完成大批量数据的修改。 4.5.3 数据导出 提供EXCEL、DBF、全文数据包的导出,方便用户对系统数据进行备份存储,导出移交。 4.5.4 索引维护 提供基于中信全文搜索引擎,索引库包括两种对象:电子文件的全文和一体化检索的条目。提供多种索引设置,包括定时、增量和重建索引等。 4.5.5 PDF转换查看 提供服务器端电子文件PDF转换结果的查看功能,方便用户在客户端查看转换结果数据。 4.6 系统配置与维护 4.6.1 系统权限管理平台 主要实现组织结构类型定义、组织结构及用户管理、权限定义、角色管理、用户组管理、授权管理、权限查询、会话管理等 4.6.2 全宗定义 适用于多全宗管理模式,设置用户与单位、单位与全宗、全宗与档案类型相绑定的全宗控制权限。 4.6.3 档案类型定义 自定义档案类型名称、整理规则和整理方式,按已定义的规则,定义案卷、文件数据字典表,并且提供公共数据字典表的维护,满足不同档案类型元数据信息项的个性化定义。 4.6.4 应用定义 提供强大的检索、列表、排序、界面、档号等自定义功能,用户可根据个人的使用习惯个性化配置。 4.6.5 固态水印 系统提供对电子文件增加水印的功能,并可设置打印水印的内容,表明档案的来源,限制档案使用范围,杜绝档案利用风险 4.6.6 编码定义 维护系统中的通用编码及其编码项,如保管期限、密级等。 4.6.7 系统参数定义 修改系统提供的各项参数,方便用户灵活配置。 4.6.8 日志管理 系统默认按照登录时间显示所有的登录信息。需要查找定位的,可以进行用户名的查询,或者登录日期的限定,记录用户的登录、查询、修改、增删、打印等详细信息。 4.6.9 权限流程 档案的借阅、浏览、查看、下载等需要通过流程审批,由借阅人通过档案系统发起申请,档案室负责人对借阅的情况进行审批,档案室负责人有权限决定借阅人可以进行的操作以及所能查看的内容。 4.6.10 单点登录 开发单点登录应用,通过国图“一张图”系统,直接调用一张图组织机构。 第5章 实施进度计划 档案管理系统建设计划50个工作日内完成系统的开发、测试,开始试运行。系统部署在;用户培训统一在进行。 具体时间从合同签订后开始安排。实施进度计划如下表: 时间 阶段 时间进度 系统试运行完成后进入维护阶段 第1-10天 第11-30天 第30-50天 项目启动 需求调研分析 系统设计 系统编码 系统测试 系统部署调试 用户培训 系统试运行 系统验收 系统维护 第6章 档案管理系统 档案管理系统各功能预算表 序号 功能模块 功能点 1 档案收集 档案目录 联机扫描 2 档案管理 档案整理 编目打印 档案盒管理 专题组织 年报统计 档案统计 3 档案利用 档案检索 在线利用 利用申请与审批 4 数据管理 回收站 数据维护 数据导出 索引维护 PDF转换查看 7 系统配置与维护 系统权限管理平台 全宗定义 档案类型定义 应用定义 固态水印 编码定义 系统参数定义 日志管理 权限流程 单点登录 合计

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